Les affaires reprennent … Léon France vous recommande quelques conseils et guides utiles pour profiter de sa rentrée et se lancer sur une idée ou un nouveau projet — L’ACTU DE « JE DIS » 6 SEPTEMBRE 2018

Vous voilà plongés dans le bain ! A peine franchie le palier de la porte de l’entreprise, dring le téléphone … votre secrétaire arrive .. vos clients vous appellent ou pire sont déjà devant votre porte… mais pour ceux qui travaillent chez eux, c’est une autre histoire; dès l’instant où il ont signifié leur caractère opérationnel, c’est terminé !!!

Tout ça pour dire que bien souvent, il n’y a pas de transition entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Chacune a sa priorité à l’instant t et nous devons réagir en conséquence si on ne veut pas perdre le fil de nos responsabilités et missions.

Nous voilà au cœur de l’action, prêt à dégainer mais rappelons-nous quand même ce qu’on a construit tout l’été, remémorons-nous les recommandations, les objectifs, les idées, tout ce qui nous apporté de positif et de bienveillant loin du stress et de l’agitation quotidienne des bureaux…

Nous parlions semaine dernière de préparatifs à anticiper pour la rentrée (article du « je dis » 30 août 2018 ) .. c’est donc le moment de les appliquer, ces idées et de commencer à se lancer dans ses projections et ses planifications …

mon projet est urgent
Septembre, on y va !!!

✬✭  PLUS D’INFOS SUR LEON FRANCE     ✬✭

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Un bon démarrage ou redémarrage ne s’improvise pas !

Que vous soyez déjà chef d’entreprise ou en devenir, quelques règles de base s’imposent :

  • Bien évaluer l’impact du projet sur sa vie privée
  • Bien préparer son business plan
  • S’entourer des bonnes personnes (pas le plus simple)
  • Avoir une bonne marge de manœuvre au cas où
  • S‘assurer de la protection des marques et réserver les noms de domaine
  • Sécuriser par une assurance professionnelle
  • Déléguer toute la partie administrative pour se concentrer sur le projet

 

Un projet nécessite de l’organisation donc il faudra :

  • Définir les objectifs
  • Lister les tâches
  • Organiser la logistique des missions
  • Porter l’accent sur les contraintes et positionner des paliers de résolution
  • Définir l’attribution des ressources
  • Planifier et assurer le suivi de projet
  • S’équiper d’un logiciel de gestion de projet

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Nous allons commencé par parler de l’organisation générale; celle qui découle finalement de notre longue réflexion estivale. Qu’allons-nous faire? Pour qui? Pour Quoi? les fameux objectifs SMART dont nous parlions semaine dernière.

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1- L’impact sur sa vie personnelle

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Ce premier point est essentiel : que ce soit en démarrage de votre entreprise ou en amorçage de nouveau projet en développement, il est important de se pencher sur les impacts personnels auxquels vous serez confrontés en vous lançant dans votre projet. Pour se lancer dans de donnes conditions, il faut obtenir le soutien des proches et limiter les risques encourus à titre personnel.

Tout d’abord, il y a bien entendu les éléments susceptibles de vous toucher financièrement :

  • la perte de votre salaire net lorsque vous quittez un emploi en CDI ou CDD pour créer une entreprise,
  • la nouvelle rentrée d’argent matérialisée par le versement de vos allocations chômage (si  éligible) mais attention, en fonction de vos choix de création, le montant de vos allocations peut être modifié.
  • la demande de versement en capital d’une partie de vos allocations chômage, possible dans le cadre d’une création d’entreprise, qui vous fait perdre le bénéfice de vos allocations mensuelles,
  • les fonds personnels que vous apportez au projet (apports en capital notamment),
  • les cautions et autres garanties personnelles que vous octroyez dans le cadre de votre projet,
  • la situation actuelle de votre entreprise (difficultés éventuelles en cours, modifications des effectifs, autres soucis détectés, sauvegardes, redressements …)

 

Ensuite, outre l’aspect financier, un projet d’entreprise impacte la vie quotidienne personnelle. Par exemple, le temps consacré à la vie professionnelle pourra être plus important avec donc moins de disponibilités pour les proches, il peut y avoir aussi davantage de stress à supporter…

Il faut aussi compter, en ces de coup dur, sur une aide psychologique (pas que financière) si toutefois les choses ne se passaient pas comme prévu !!!

Enfin , tenir compte de l’existant pour l’adapter à la nouvelle directive de développement..sera t-elle compatible avec ce qui se passe dans d’autres secteurs actuellement de l’entreprise?

 

2- Le business plan

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Ensuite, autre sujet d’importance majeure, nous vous conseillons de réaliser un business plan avant de démarrer votre entreprise.

Le business plan est bien trop souvent considéré comme étant uniquement un document à remettre aux banques pour appuyer une demande de financement.

Bien qu’il soit à l’heure actuelle encore systématiquement demandé par les établissements bancaires, l’intérêt d’un business plan réside surtout :

  • dans la construction et la structuration du projet,
  • dans la pertinence de la démarche à suivre pour l’établir (beaucoup de réflexions viennent enrichir le projet),
  • dans la validation de la viabilité et de la rentabilité suffisante du projet.

 

3- L’entourage professionnel

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Du stade de la réflexion au développement de votre activité, nous vous conseillons de vous entourer de professionnels compétents afin de maximiser vos chances de réussite.

Dès la construction du projet, l’accompagnement par un expert-comptable, suffisamment disponible pour vous conseiller dans le démarrage de votre entreprise ou de votre nouveau projet, est important. Généralement, un expert-comptable peut également vous recommander auprès d’autres professionnels si nécessaire (assureur, banquier…).

En parallèle, lorsque l’on prend la décision de créer son entreprise, il faut rencontrer les principales organisations qui œuvrent en faveur de l’entrepreneuriat : les chambres consulaires, les boutiques de gestion ainsi que tous les réseaux de création / reprise d’entreprise, et suivre les formations adéquates.

Quand il s’agit d’une entreprise bien installée, il est toujours plus facile d’avoir une meilleure visibilité sur la possible compétence d’un collaborateur ou d’une autre entreprise… Malheureusement, les divers aléas et les disparités économiques ne garantissent pas toujours la bonne fiabilité et viabilité financière dudit co-développeur de son projet. Il faut donc se montrer vigilant et vérifier si tout va bien en temps réel !!!

 

4- Savoir se préserver des éventuels aléas

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Nous vous conseillons de prévoir une marge de manœuvre financière suffisante dans le but faire face aux éventuelles difficultés de toute nature auxquelles vous pourrez être confrontés lors de la mise en route de votre projet qu’il soit en création ou en développement.

Par exemple, ces difficultés peuvent se traduire par un lancement plus délicat que prévu, par un budget de démarrage sous-estimé, par une marge commerciale réelle inférieure à celle prévue, ainsi qu’à tout autre problème impactant négativement votre trésorerie.

Dans l’une de ces situations, vous pouvez vous retrouver dans une situation compromettante si l’ensemble de vos ressources ont été engagées dans le lancement de l’entreprise. Vous n’aurez alors aucune marge de manœuvre pour faire face à ces difficultés imprévues.

C’est pourquoi il est vivement conseillé de prévoir une soupape de sécurité de trésorerie pour palier aux éventuels problèmes de dernière minute qui sont souvent à l’origine de freins qui se répercuteront ensuite sur l’ensemble du projet.

 

5- La protection des marques et noms de domaine

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Dès le démarrage de l’entreprise ou du développement du projet et si l’objet le nécessite, il faut immédiatement réserver le nom de domaine associé au nom de votre entreprise ou projet (où d’en vérifier la disponibilité avant de valider le nom de l’entité) et déposer votre marque auprès de l’INPI (ou d’en vérifier la disponibilité avant de valider le nom de l’entité).

Si ces procédures sont effectuées ultérieurement ou qu’aucune vérification n’est faite à l’occasion du choix du nom de l’entreprise, il se peut que la marque et/ou le nom de domaine associés à celui-ci ne soient pas disponibles.

Nous vous conseillons de déposer votre marque et de réserver votre nom de domaine dès le démarrage de l’entreprise ou du projet/marque produit

 

6- L’assurance professionnelle sans tarder

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Dès le démarrage de l’activité ou du projet (et même avant), il faut sécuriser votre future démarche contre tous les risques potentiels que vous pouvez rencontrer. N’importe quelle activité comportant des risques, nous vous conseillons de souscrire une assurance professionnelle dès le démarrage de votre entreprise.

Suivant votre projet et ses conditions d’exercice, l’assureur étudiera les risques auxquels vous pouvez être confrontés et vous proposera des solutions de couverture adaptées.

Ce critère-là ne doit absolument pas être occulté surtout si vous vous lancez dans quelque chose de novateur et de peu répandu !!!

Mesurer les risques au plus tôt pour minimiser les catastrophes !!! Cela est indispensable aussi pour une tranquillité d’esprit et de sécurisation du projet.

 

7- La délégation de l’administratif

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Dans la majorité des cas, un chef d’entreprise peut, ou démarrer seul son activité après avoir accumulé de l’expérience en tant que salarié ou être un dirigeant déjà bien installé avec de l’expérience du terrain en son domaine. En étant seul à bord, il va devoir gérer l’intégralité du fonctionnement de son entreprise : de la partie commerciale au recouvrement des factures clients, en passant par l’exercice du métier et la gestion du back-office.

Au démarrage de son entreprise, l’objectif prioritaire est de trouver les premiers clients. Une fois ces clients trouvés, il va falloir exercer le métier tout en continuant à développer la clientèle. Si vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour gérer la partie administrative, nous vous conseillons d’en sous-traiter une partie pour vous concentrer sur le développement de votre business.

Pour le dirigeant déjà en place, entouré d’un staff bien organisé comprenant un secrétariat et une comptable en général, la délégation est beaucoup plus simple car elle est exercée tout au long de l’année sur de multiples dossiers.

Garder un oeil vigilant cependant sur le poste « achats » pour ne risquer des erreurs qui pourraient avoir des répercutions très graves non seulement pour le développement du projet mais aussi pour toute l’entreprise en général.

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Un projet se construit

Un projet se murît

Un projet se lance … oui mais pas n’importe comment !

Voyons maintenant comment doit-on s’organiser pour ne rien oublier …

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LES OBJECTIFS

L’étape 0 est trop souvent négligée.

Or elle peut induire un “effet tunnel” (c’est à dire se lancer et avancer jusqu’à ce que l’on se rende compte qu’on a mal compris, mais souvent tardivement), ou encore partir sur de mauvaises bases ce qui obligera plus tard à devoir refaire le travail.

Il est essentiel de clarifier les objectifs du projet (la priorité N°1, et les objectifs secondaires), ce que l’on attend de vous (livrables, temps, délais, budgets…) et la souplesse que vous pouvez avoir.

Il est indispensable d’écrire cela dans un document, afin de ne pas laisser de place aux malentendus, et le faire valider par le donneur d’ordres.

Concernant les contraintes classiques d’un projet, vous avez généralement :

  • Le temps pour le réaliser
  • L’argent pour le faire
  • Les fonctions que vous souhaitez y mettre ou les résultats qui sont attendus

Cela forme un triangle, que vous pouvez changer pour faire en sorte de respecter l’une ou l’autre de ces contraintes.

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L’étape 1 découpe et définit les tâches

C’est cette étape qui est la plus délicate, car elle projette les fondations du projet.

Si l’on oublie une tâche à ce moment-là , le projet sera faussé, et sa gestion le sera donc aussi.

Listez toutes les tâches possibles et imaginables, et soyez très critique vis-à-vis de cette liste : pour chaque tâche, demandez-vous toujours De quoi ai-je besoin au préalable pour pouvoir faire cela ? Qu’est-ce que cela implique pour le reste du projet ?.

En procédant de cette manière, vous trouverez par déduction et par induction de nouvelles tâches que vous auriez pu oublier, des pré-requis techniques…

Autre conseil : distinguez-bien le fait de réaliser une tâche et le fait de la valider, et le communiquer. Comme nous l’enseignent les lois du temps, la plus grande partie de temps gâché est celle avant de réaliser l’action : les gens perdent un temps fou à se décider à effectuer une action, prenez-le en compte et découpez bien votre projet dans le détail !

Dernière chose: vous n’avez pas forcément à lister les tâches par ordre parfaitement chronologique, c’est juste plus pratique pour la suite.

LES TACHES

Maintenant que vous avez établi la liste des tâches, il faut les “relier” entre elles, les ordonner.

C’est-à-dire qu’il faut définir, pour chaque tâche, toutes les tâches  qu’il faut réaliser en amont, avant de pouvoir réaliser une tâche donnée : on appelle cela l’ordonnancement.

Par exemple, pour un projet “réaliser un gâteau”, la tâche ‘acheter les ingrédients’ sera prédécesseur de ‘préparer le gâteau’ : eh oui, vous ne pouvez pas le préparer tant que vous n’avez pas les ingrédients nécessaires (inversement, ‘préparer le gâteau’ sera successeur de ‘acheter les ingrédients’) !

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L’ENCHAINEMENT LOGIQUE DES TACHES

On appelle liaison ou dépendance ou lien de dépendance le lien qui unit un prédécesseur à un successeur.

D’ailleurs, à ce propos, il existe 4 types de liaisons : FD (fin à début), FF (fin à fin), DD (début à début), DF (début à fin). Définissez également les délais entre les tâches.

FD – Fin-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. Par exemple, la diffusion du rapport ne peut pas commencer tant que la rédaction du rapport n’est pas terminée.

FF – Fin-à-Fin : La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’est pas terminée. La tâche B peut se terminer à tout moment une fois que la tâche A est elle-même terminée, et elle n’est pas obligée de terminer en même temps. Par exemple, le contrôle des installations électriques d’un chantier ne peut pas terminer tant que toutes les installations n’ont pas été achevées. Dans ce cas, la tâche B est menée au fur et à mesure que les installations sont réalisées : on n’a pas besoin d’attendre que toutes les installations soient réalisées pour commencer le contrôle de la 1ère installation.

DD – Début-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’a pas commencé. Petite précision : la tâche B peut commencer à tout moment une fois que la tâche A a commencé, elle n’est pas obligée de commencer en même temps. Par exemple, la rédaction du rapport ne peut pas commencer tant que la création du plan détaillé du rapport n’a pas commencé.

DF – Début-à-Fin : La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’a pas commencé. C’est le type de liaison le plus rare. Par exemple, vous ne pouvez pas terminer l’assemblage des toits d’un lotissement tant que la charpente n’a pas commencé.

Sur certaines liaisons, des contraintes de durée peuvent être appliquées. Par exemple, si je peins un mur, la première couche me prendra 1h.

Néanmoins, pour attaquer la seconde couche, je vais devoir attendre que la première couche ait séché 6h. Ma tâche “première couche” ne durera donc pas 7h (car en réalité je serai libre pendant 6h), mais elle durera 1h, avec une liaison FD de 6h vers la tâche “seconde couche”.

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LES CONTRAINTES ET LE POSITIONNEMENT DES TACHES EXTERNES

A présent, cela va dépendre selon que vous travaillez avec Microsoft Project ou Open Workbench.

En effet dans le cas de Microsoft Project, vous allez entrer directement les durées des tâches, il s’agira donc d’une entrée de votre part dans le logiciel.

En revanche, dans le cas d’Open Workbench, vous allez entrer le “Reste-à-Faire” en même temps que les ressources. Il ne s’agit pas d’une durée, mais d’une charge de travail (par exemple, pour rédiger un rapport, il faudra 3h de travail).

A partir de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources, on obtiendra une durée finale.

La durée est donc une sortie du logiciel (par exemple, la rédaction d’un rapport qui ne prendrait que 3h de travail combinée à une disponibilité de 30min par jour prendra 6 jours). Bref, charge de travail ou durée, entrez-la à ce moment-là .

 

Certaines tâches ont des contraintes de dates.

C’est le moment de les rentrer. Par exemple, la déclaration d’impôt possède une contrainte de fin au plus tard le 31 mai. Cette tâche possède donc une contrainte de type “fin au plus tard” qui a pour valeur 31 Mai.

Si cette contrainte n’est pas respectée, votre projet “impôts” risque d’avoir des problèmes. Il existe également d’autres contraintes :

  • début au plus tôt
  • début au plus tard
  • doit commencer le
  • doit finir le
  • fin au plus tôt
  • fin au plus tard

Votre projet dépend également de tâches externes.

Dans ce cas-là , vous pouvez soit choisir de les rentrer directement en tant que tâche standard, soit les rentrer uniquement sous forme de “jalon”, c’est-à-dire une tâche de durée zéro, un simple point à valider avant de pouvoir passer à la suite.

Si en revanche vous montez en complexité, le problème se posera si vous procédez de cette façon : en effet, pour calculer les coûts du projet, le logiciel prendra également en compte le coût de ces ressources externes que vous n’avez normalement pas à inclure sous cette forme dans votre projet.

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LES RESSOURCES

Dresser la liste des ressources : matériel, humain

Définir les contraintes pour les ressources : contraintes de disponibilité, charge maximale

 

N’oubliez donc pas de définir leur nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos (et à l’inverse leurs jours de travail si elles sont disponibles pendant les week-ends) ainsi que la part de leur temps qu’elles pourront consacrer au maximum sur une tâche).

Par exemple, on peut imaginer quelqu’un qui travaillera tous les jours, même le week-end, mais qui ne sera disponible que 2 heures par jour, et qui ne pourra passer que la moitié de son temps (50%) sur une tâche.

Cet exemple combine les trois contraintes.

Affecter les ressources :  à chacune de vos tâches

 

PLANIFIER ET ASSURER LE SUIVI DE PROJET

A présent, il ne vous reste plus qu’à planifier le projet. Cela va vous permettre ensuite de comparer le prévisionnel et le réel, pour voir où vous avez pêché, et ainsi vous améliorer de manière continue.

Il y a des fonctionnalités prévues à cet effet, quel que soit le logiciel que vous utilisez.

Ici démarre la gestion de projet à proprement parler.

Ce que nous avons fait jusqu’à présent relevait plutôt du management de projet, étant donné que vous avez œuvré à la définition des tâches et des objectifs.

Le point principal est de faire vivre votre planning et de le réviser au jour le jour : de cette manière, vous comprendrez en direct ce qu’un changement au niveau d’une tâche implique quant à la date de fin du projet, et vous pourrez prendre les mesures de rattrapage nécessaires.

J’insiste : le planning doit vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à rien.

Indiquer la fin du projet est souvent une étape négligée à tort !

Souvent la fin de projet est souvent liée à la mise en place de celui ci, mais il est conseillé de faire 2 événements séparés :

  • Un lancement officiel du projet qui sera le point de départ pour les utilisateurs
  • Une clôture de projet qui sera une fête pour les participants au projet

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LE RETOUR D’EXPERIENCE SUR LOGICIEL

Le Retour d’EXpérience (ou REX) permet de faire une analyse “post mortem” de son projet avec ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas marché…

Le but est de réunir les principaux acteurs du projet plusieurs semaines après la fin du projet, afin d’avoir un retour “à froid”, c’est à dire une fois le projet mis en place.

Pour automatiser la gestion de vos projets, voici quelques références de logiciels de gestion de projets à vous proposer :

– MS Project: le plus complet, mais aussi le plus complexe… à réserver aux gros projets très structurés avec gestion du temps passé, du coût…

– BaseCampHQ.com : c’est le leader mondial des sites de gestion de projets. Il est simple et facile à utiliser.

– http://www.redmine.org/ : c’est un logiciel de gestion de Projets Open Source. Il est assez rustique, mais il est gratuit.

– Wrike est un logiciel de gestion de projets complet, avec une gestion des tâches liées aux projets, avec la gestion des images, vidéos…

– Asana : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt… C’est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

Maintenant que vous avez l’idée, votre projet peut s’articuler sur une planification dans le temps après avoir détaillé toutes ces tâches et avoir bien mesuré l’environnement dans lequel il va évoluer ..

C’est parti ! Léon France attend de vos nouvelles pour vous féliciter d’avoir lancer votre projet d’entreprise !!! Bon courage à vous !!!

✬✭✮✯

 

Léon France est toujours là pour vous accompagner et vous guider dans vos démarches de soutien et de conseil entre nombreuses autres prestations proposées par l’association.

 

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Léon France représentant d’un réseau associatif de chefs d’entreprises, peut vous accompagner dans vos recherches de financement également !!!

 

 

 

✬✭✮✯

Léon France intervient aujourd’hui au niveau national et régulièrement sur tous types de dossiers. Il peut vous accompagner dans toutes démarches concernant vos missions d’entrepreneur. Il peut agir à tous niveaux de l’entreprise notamment en conseil de gestion & mise en relation d’experts comptables, avocats spécialisés, agents fiscaux, autres professionnels liés au coaching notamment, pour vous permettre un support managérial solide & performant. Il vous accompagne également sur des litiges, des difficultés qu’elles soient passagères ou récurrentes, vous conseille, sert de médiateur et de conciliateur avec les services juridiques. Il est votre représentant avec la banque, avec l’organisme social de sécurité sociale des indépendants (SSI). Il vous accompagne dans votre parcours après un échec entrepreneurial en prenant toutes les dispositions nécessaires pour préserver vos biens ou/et limiter les dégâts psychologiques pouvant apparaître suite à une liquidation d’entreprise. Il vous trouve UNE SOLUTION A VOTRE PROBLÈME !

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RAPPEL : l’Assemblée Générale de l’association qui devait avoir lieu le 28 mars dernier est reportée FIN SEPTEMBRE 2018 à une date ultérieure. Nous vous informerons de sa date précise très bientôt.

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L’association procèdera prochainement à une réélection de son bureau sachant que son président actuel, Michel Verneuil sera démissionnaire mais souhaite néanmoins rester présent. A cet effet, nous encourageons des volontaires à venir à notre Assemblée Générale pour nous rencontrer mais aussi pour venir s’intégrer à nos actions de terrain et pourquoi pas à entrer dans le bureau de manière à participer activement aux décisions en cours de réflexion… A cet effet, nous offrons la cotisation pendant 1 an de sorte que vous puissiez vous rendre compte de la réelle implication de Léon France auprès de nos politiques pour faire évoluer la situation du chef d’entreprise d’aujourd’hui en prise avec de graves difficultés… N’HESITEZ PAS NON PLUS A EN PARLER AUTOUR DE VOUS …

 

Une réunion préalable sera organisée de façon à faire connaissance avant notre A.G. donc si vous êtes intéressé(es) d’y participer, faites-nous le savoir par la page ACCUEIL de notre blog (formulaire de contact à votre disposition)

 

Cherchons des bénévoles

 

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Trésorerie de l’association, Jean-Henri GAUTHIER : a.c.g.e@orange.fr

Président de l’association, Michel VERNEUIL : michel.verneuil@leon-france.fr

 

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Contact immédiat : 06 71 71 78 32

 

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Rendez-Vous ou écrivez-nous à notre local au 45 Rue de La Corderie, 16 000 ANGOULEME(attention nous déménageons le 15 octobre prochain avenue Gambetta, nous vous tiendrons informé du nouveau point d’accueil)

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Léon France vit de vos dons libres à la discrétion de chacun (aucun minimum requis) et cotisations ainsi que de subventions locales. Un bulletin d’adhésion est disponible sur le site de Léon France à ce lien où il est désormais possible de régler avec PAYPAL

 

SANS OUBLIER TOUJOURS 6 Mois offert de cotisations (100 € par an) pour toute nouvelle adhésion de 1 an valable jusqu’au 30 septembre 2018 (prendre contact directement avec le Président pour les modalités). Léon France accepte aussi les dons de tout montant. Offre actuellement cliquable sur facebook

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