L’ACTU DE CE « JE DIS » 22 FEVRIER 2018 – Obtenir le meilleur feedback d’un collaborateur pour améliorer les performances de l’entreprise

LE DOSSIER DE CE _JE DIS_LE MANAGEMENTIl est souvent constaté que meilleures sont les relations entre collaborateurs, meilleure sera la performance de résultat de l’activité de son entreprise

L’idéal serait que l’évaluation de la performance d’un collaborateur puisse se faire tout au long de l’année grâce au feedback. Dans un premier temps, nous présenterons le feedback pour ensuite l’expliquer en pratique.

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C’est quoi un feedback?

Un « FEEDBACK », c’est en quelque sorte le « retour d’informations ». L’utilisation du mot en anglais revêt une richesse de sens beaucoup plus importante puisqu’il inclut la notion d’ « apport en nourriture retour. »

Cette idée de nourriture est essentielle quand le manager donne son feedback à son collaborateur car il s’agit bien de l’informer pour lui faire prendre conscience qu’il doit utiliser cette(s) information(s) dans le but de grandir et de devenir plus efficace.

De ce fait, nous dirons qu’un feedback est non seulement là pour faire un point sur le niveau de performance mais aussi pour identifier et formaliser des compétences disponibles certainement à améliorer.

Nous ne sommes pas du tout dans un jugement de valeur mais dans une relation qui vise l’égalité. L’échange nourricier a pour objectif d’apporter un « plus » et d’ouvrir le champ des possibilités pour progresser. Le collaborateur, qui aura grandi de ses facultés à prendre une pleine conscience de ses réelles possibilités & compétences, pourra aller encore mieux de l’avant et s’ouvrir ainsi de nouvelles perspectives de progression.

En outre, cette discussion de feedback a également un effet positif sur la confiance en soi, l’efficacité personnelle et la motivation.

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Et en pratique, ça donne quoi?

Pour qu’un feedback soit vraiment constructif, le manager doit clairement identifier ses attentes & ses besoins :

  1. Ses objectifs à poursuivre

Ils sont issus des résultats de conclusion de précédents feedbacks ou lors d’un plan de progression agréé qui aura été mis en place en entretien préalable formel d’évaluation de la performance d’une action par exemple.

  1. Les comportements attendus

Pour donner une idée de ce qui est souhaité, le manager fera un comparatif avec une activité familière du collaborateur. On peut aussi imaginer de simuler le comportement souhaité par la mise en place d’un jeu de rôle ou de mise en situation. Une petite formation peut d’ailleurs s’imposer si besoin.

  1. La formalisation des résultats espérés (quantitatifs & qualitatifs par les comportements à adopter)

On peut aussi mettre en place un « apprentissage par mimétisme » qui est certainement à l’heure actuelle, le moyen le plus efficace de compréhension.

  1. Les étapes du processus à mettre en oeuvre en collaboration

Le collaborateur pourra ainsi mieux visualiser le processus et ses étapes et pourra « se nourrir » (là où vient prendre tout son sens, le feedback) des trucs et astuces qui seront de la sorte, plus facilement reproductibles car photographiés lors de ce petit examen.

Un feedback sera constructif à condition :

  • que ce soit le collaborateur qui s’exprime (un postulat pour le manager doit être que faire dire est supérieur à dire soi-même).
  • On met l’accent de prime abord sur les points forts observés de l’action et ensuite sur les points à améliorer. On procède à une forme de hiérarchisation du processus pour être cohérent dans la démarche de progression.

Le feedback doit être perçu comme un moyen d’aider et de soutenir le collaborateur. Encore une fois, il ne s’agit pas de l’évaluer pour d’autre fin que la réussite de son action entreprise. C’est pourquoi, il sera important de toujours amorcé par les points positifs pour passer ensuite aux points à améliorer.

Les points forts qui sont identifiés constituent les fondations du socle de compétences et un des objectifs est notamment de le consolider.

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Les points d’amélioration seront des sortes de murs à monter progressivement sur lesquels on pourra s’appuyer sans risque d’éboulement, figés sur des fondations solides & pérennes pour arriver à la construction d’une maison impeccablement montée représentant l’employabilité du collaborateur. Une reproduction imagée certes du résultat à obtenir mais une bonne vision à échéance de quelques mois car personne ne dit que cela pourra se faire en seulement 2 jours…

Le manager comme le collaborateur, auront d’autres missions à mener en parallèle. Ils devront s’adapter à un planning des opérations de leurs activités selon le degré d’importance. Un tableau de bord de gestion de planning sera alors très utile dans pareille configuration.

Le feedback est ainsi un acte managérial essentiel qu’il convient de pratiquer sans modération !

Ce n’est pour rien que de nombreuses entreprises (anglo-saxonnes pour la plupart) ont supprimé l’entretien annuel d’évaluation de la performance pour le remplacer par des feedbacks continus tout au long de l’année

 

 

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Le FEEDBACK, clé d’un bon management

Le feedback est une technique de communication qui permet des repères aux collaborateurs, pour qu’ils n’aient pas le sentiment de faire fausse route et surtout de les rassurer sur leurs missions dans l’entreprise.

IL est évident que vous, le manager, vous allez devoir faire preuve parfois de talents de comédien, vous allez être l’acteur qui montre l’attitude, le comportement, à avoir dans telle ou telle situation. Il va falloir que vous fassiez preuve aussi de créativité dans vos interventions, pour les rendre plus vivantes, plus authentiques aussi et vous allez aussi devoir vous adapter à la psychologie de vos collaborateurs. N’essayez pas de demander à une personne phobique des araignées, de s’occuper d’entrer dans une maison abandonnée depuis des lustres par ses propriétaires, vous n’arriverez certainement pas à un résultat positif. Nous entrons-là dans l’intime et la personnalité dont vous devrez connaître un peu les rudiments de base avec subtilité & en bon collègue de travail que vous êtes.

En communicant, nous dirons que le feedback consiste à donner à l’interlocuteur une information sur les effets produits par une action, en quelque sorte le retour utilisation ou encore le retour client suite à une expérience produit ou service.

L’utilité & la grande efficacité d’un tel processus rend le collaborateur plus autonome, plus compétent car il n’aura pas peur d’aller plus loin dans la démarche ayant l’information certaine de la part de son supérieur … sources d’autant plus vraies et donc plus exploitables pour avancer.

Nous motivons les tropes, les rendons plus performantes et facilitons les relations par là-même aussi bien en interne qu’en externe.

Plusieurs sortes de feedbacks sont possibles en management :

  • Le feedback d’alternative : il introduit une différence. … « j’aime mieux quand tu agis comme ceci … un correctif sur une comparaison de comportement sur une situation type
  • Le feedback de renforcement : il insiste sur la continuité … « oui, c’est génial comme tu t’y prends » …
  • Le feedback réflexif : il touche sur quelque chose de crucial … « l’honnêteté semble être une valeur fondamentale pour toi »
  • Le feedback correctif : il est à manier avec prudence … nous parlerons alors de recadrage, autre processus qu’il vaut mieux éviter dans cette démarche.

 

 

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En avant vers les objectifs

La technique du feedback est très utilisée notamment pour aider les collaborateurs à se positionner dans leur progression vers leurs objectifs.

Un bon feedback est celui qui :

est centré sur les actes (pas sur les acteurs) … « ce que tu as fait et non ce que tu es »

est factuel : « voici ce que j’ai observé précisément et je vous en fais une lecture commune et objective de situation »… on énumèrera les points forts, les aspects positifs, les spécificités intéressantes, les points importants etc…

est authentique : « ce que j’ai ressenti et ce que cela m’inspire » … nous serons donc dans les émotions provoquées par le comportement … « je me suis senti soutenu/ cela m’a fait plaisir etc …

est constructif et utile : on doit sous entendre une recommandation pour l’avenir… « tu pourrais peut-être modifier ceci cela, faire autrement pour .. » etc…

Une intention positive favorise le progrès & la réussite des projets

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Pourquoi a t-on du mal avec ce fameux feedback?

Faire un feedback demande de l’effort et bien souvent on n’y pense pas …

Nous pensons que Untel a fait du super boulot mais on ne l’exprime pas, on ne lui communique pas sa satisfaction. Du coup, le collaborateur ne saura jamais ce que vous pensez de lui.

Il peut rester ainsi dans la méfiance, la distance, voire le repli. Cela peut tout aussi bien engendrer de la défiance aussi.

Une certaine pudeur peut être à l’origine de cette attitude, voire certaines peurs de ses réactions à lui, de sa perception de vos ressentis … on cite des exemples ici; peut-être allez-vous, vous reconnaître d’ailleurs ?

  • « Si je lui dit qu’il a fait du bon boulot, il va se reposer sur ses lauriers »
  • « Si je lui exprime ma satisfaction, il va en profiter pour me demander une augmentation »
  • « Si je lui ai dit que je suis content de son travail, il ne va pas me croire, il va plutôt penser que je me sers de lui pour autre chose »
  • « je ne suis pas du genre à passer mon temps, qui m’est précieux d’ailleurs, à dire à tout le monde qu’il travaille bien non plus »
  • « il doit se douter de ce que je pense de son travail »
  • « je ne sais pas comment lui exprimer ma satisfaction

La véritable question à se poser : comment vais-je pouvoir motiver on équipe?

La manière de s’y prendre sera propre à chacun selon sa personnalité. Introduire de l’humanité dans sa relation de travail ne fera qu’améliorer les échanges éventuels par la suite qui s »imposeront dans le processus.

Il n’y a rien de pire qu’un manager qui ne fait jamais de feedback !!!

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LES ERREURS A EVITER

Donner un retour seulement quand ça va mal

Donner un feedback par email ou par téléphone

Ne pas être clair mais confus ou mélanger les informations

Ne pas introduire les réactions et les retours d’une tierce personne de manière directe .. toujours expliquer avant le pourquoi du comment

Ressortir de vieux soucis

Critiquer sans proposer d’amélioration

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LA MESURE DES EFFETS FEEDBACK

Nous vous livrons une expérience de feedback visant à en déterminer les effets

Lorianne Mitchell, professeur de management à l’université de Johnson city (Etats Unis) a cherché à déterminer quels pouvaient être les émotions les plus fortes que ressentaient en général, les personnes qui recevaient le feedback. Elle a donc proposé à 62 étudiants volontaires de participer à une expérience : par un questionnaire, chacun devait rapporter ses émotions de l’instant. Ensuite, ils recevaient un feedback après avoir fait quelques exercices et devaient encore une fois, reporter les émotions nouvelles.

Ce qui ressort d’une telle analyse est que le feedback provoque de la fierté, n’a aucun effet sur la colère, la culpabilité ou la honte…

« NE BOUDEZ PAS VOTRE FEEDBACK, VOTRE (VOS) COLLABORATEUR(S) VOUS LE RENDRONT BIEN »

« NE SOYEZ PAS AVARE DE FEEDBACK, A CONSOMMER SANS MODERATION »

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Je vous laisse maintenant apprécier cette méthode qui est du ressort d’un réel caoching au travers de l’analyse expliquée dans cette vidéo …

 

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LE RESEAU ASSOCIATIF D’AIDE AUX CHEFS D’ENTREPRISES

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Léon France intervient aujourd’hui au niveau national et régulièrement sur tous types de dossiers. Il peut vous accompagner dans tout type de démarches pour vous soulager dans vos missions d’entrepreneur. Il intervient à tous les niveaux de l’entreprise notamment en conseils de gestion & mise en relation d’experts comptables, avocats spécialisés, autres professionnels liés au coaching notamment, pour vous permettre un support managérial solide & performant.

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Léon France vit de vos dons et cotisations ainsi que de subventions locales qui sont laissés libres à la discrétion de chacun. Un bulletin d’adhésion est disponible sur le site de Léon France à ce lien où il est désormais possible de régler par PAYPAL

SANS OUBLIER TOUJOURS 6 Mois offert de cotisations pour toute nouvelle adhésion de 1 an à n’importe quel moment de l’année (voir les modalités directement avec Michel Verneuil à michel.verneuil@leon-france.fr ou au 06 71 71 78 32). Outre les dons, Léon France accepte toutes les bonne volontés et les invite à nous rejoindre pour mieux avancer …

« tout seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin »

Qu’on se le dise !!!

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